Lewati ke konten utama

Workflow: Pelaporan Pajak Bulanan

Panduan lengkap untuk mempersiapkan dan melaporkan SPT Masa PPN setiap bulan.

Overview​

Pelaporan pajak bulanan mencakup:

  • Persiapan data dari Verto
  • Export untuk e-Faktur
  • Pelaporan SPT Masa PPN
  • Pembayaran pajak

Jenis Pajak yang Dilaporkan Bulanan:

  • SPT Masa PPN (PPN 11%)
  • SPT Masa PPh 21 (dari gaji karyawan - lihat modul Payroll)
  • SPT Masa PPh 23 (dari pemotongan jasa - jika ada)

Workflow ini fokus pada SPT Masa PPN yang paling umum.

Timeline Pelaporan PPN​

Contoh: Masa Pajak Januari 2025

1-31 Januari:
  • Transaksi bisnis berjalan
  • PPN tercatat otomatis di setiap invoice

1-7 Februari:
  • Persiapan data
  • Export dari Verto
  • Input ke e-Faktur DJP

Maksimal akhir Februari:
  • Submit SPT ke DJP Online
  • Bayar PPN Kurang Bayar (jika ada)
Deadline SPT Masa PPN

SPT Masa PPN harus dilaporkan maksimal akhir bulan berikutnya. Telat lapor kena denda Rp 500.000 per masa pajak.

Langkah 1: Persiapan Data di Verto​

1.1 Review Transaksi Bulan Lalu​

Cek Transaksi PPN:

  1. Buka Laporan Penjualan → Filter bulan lalu
  2. Pastikan semua invoice yang seharusnya kena PPN sudah dicentang PPN
  3. Buka Laporan Pembelian → Filter bulan lalu
  4. Pastikan faktur dari supplier PKP sudah dicentang PPN

Koreksi jika Ada Kesalahan:

  • Invoice sudah dibayar tapi PPN belum dicentang:
    • Edit invoice, centang PPN
    • Atau buat jurnal manual untuk koreksi
  • Faktur pembelian PPN-nya salah:
    • Edit faktur, koreksi nilai PPN

1.2 Verifikasi Master Data​

NPWP Customer & Supplier:

  1. Buka Master Customer

  2. Cek customer yang bertransaksi bulan lalu

  3. Pastikan NPWP sudah diisi (wajib untuk PKP)

  4. Format NPWP: 00.000.000.0-000.000 (15 digit)

  5. Buka Master Supplier

  6. Cek supplier PKP yang ada faktur pajaknya

  7. Pastikan NPWP lengkap

Kenapa NPWP Penting?

NPWP diperlukan untuk input ke e-Faktur DJP. Tanpa NPWP, data tidak bisa diupload dan SPT tidak bisa dibuat.

Langkah 2: Export Data dari Verto​

2.1 Export Faktur Pajak Keluaran​

Untuk Data Penjualan:

  1. Cari dan buka Laporan Faktur Pajak Keluaran dari main form
  2. Pilih Periode:
    • Dari: 01/01/2025
    • Sampai: 31/01/2025
  3. Filter tambahan (opsional):
    • Customer: Semua atau spesifik
    • Status: Hanya yang sudah lunas atau semua
  4. Klik Proses atau Generate
  5. Klik Export to Excel
  6. Simpan file: Faktur_Pajak_Keluaran_Jan2025.xlsx

Kolom di Excel:

  • No Invoice
  • Tanggal
  • Customer (Nama)
  • NPWP Customer
  • DPP (Dasar Pengenaan Pajak - nilai sebelum PPN)
  • PPN 11%
  • Total (DPP + PPN)

Export Faktur Keluaran Gambar: Export Faktur Pajak Keluaran

2.2 Export Faktur Pajak Masukan​

Untuk Data Pembelian:

  1. Cari dan buka Laporan Faktur Pajak Masukan dari main form
  2. Pilih Periode: Januari 2025
  3. Klik Proses dan Export to Excel
  4. Simpan file: Faktur_Pajak_Masukan_Jan2025.xlsx

Kolom di Excel:

  • No Faktur Pembelian (internal Verto)
  • No Faktur Pajak Supplier (dari faktur fisik)
  • Tanggal Faktur
  • Supplier (Nama)
  • NPWP Supplier
  • DPP
  • PPN 11%
  • Total
No Faktur Pajak Supplier

Pastikan No Faktur Pajak dari supplier sudah diinput di Verto saat entry pembelian. Ini wajib untuk input ke e-Faktur.

2.3 Cek Ringkasan PPN​

Generate Laporan SPT Masa:

  1. Cari dan buka Laporan SPT Masa PPN dari main form
  2. Pilih Masa Pajak: Januari 2025
  3. Akan tampil ringkasan:
RINGKASAN SPT MASA PPN - JANUARI 2025

A. PPN KELUARAN (dari Penjualan)
   DPP:        Rp 500.000.000
   PPN 11%:    Rp  55.000.000

B. PPN MASUKAN (dari Pembelian)
   DPP:        Rp 300.000.000
   PPN 11%:    Rp  33.000.000

C. PPN KURANG BAYAR (A - B)
   Rp 22.000.000

Status: KURANG BAYAR
  1. Print atau Export PDF untuk dokumentasi
  2. Cocokkan dengan data Excel yang sudah diexport

Langkah 3: Input ke e-Faktur DJP​

3.1 Buka Aplikasi e-Faktur​

Login e-Faktur Desktop:

  1. Buka aplikasi e-Faktur dari DJP
  2. Login dengan username & password PKP perusahaan
  3. Pilih database: ETAX-xxxxx

3.2 Import Faktur Pajak Keluaran​

Posting Penjualan:

  1. Menu Faktur → Faktur Keluaran
  2. Klik Administrasi Faktur
  3. Buat Faktur Keluaran satu per satu atau:
  4. Import dari Excel:
    • Menu Faktur → Import
    • Pilih format CSV sesuai template DJP
    • Browse file yang sudah disiapkan
    • Klik Proses

Generate Nomor Faktur: 5. Pilih faktur yang sudah diinput 6. Klik Upload 7. Sistem e-Faktur akan generate Nomor Seri Faktur Pajak 8. Status berubah jadi Normal

Nomor Seri Faktur Pajak

NSFP (Nomor Seri Faktur Pajak) format: 000.000-00.00000000 Dikeluarkan otomatis oleh sistem e-Faktur saat upload.

3.3 Import Faktur Pajak Masukan​

Posting Pembelian:

  1. Menu Faktur → Faktur Masukan
  2. Klik Pajak Masukan
  3. Input Manual atau Import:
    • Isi No Faktur Pajak dari supplier
    • Tanggal Faktur
    • NPWP Supplier
    • Nama Supplier
    • DPP & PPN
  4. Klik Simpan
  5. Ulangi untuk semua faktur masukan bulan ini

Dokumen Lain (opsional):

  • Jika ada impor barang, SSP, dll
  • Menu Dokumen Lain → Input sesuai jenis

3.4 Generate SPT Masa PPN​

Posting SPT:

  1. Menu SPT → Posting
  2. Pilih Masa Pajak: 01/2025
  3. Klik Posting SPT
  4. Sistem akan hitung otomatis:
    • Total PPN Keluaran
    • Total PPN Masukan
    • PPN Kurang/Lebih Bayar
  5. Review hasilnya - pastikan match dengan data Verto

Generate File SPT: 6. Setelah posting, menu SPT → SPT Induk 7. Pilih masa pajak yang sudah diposting 8. Klik Setor (jika Kurang Bayar) atau Lebih Bayar (jika Lebih) 9. Generate CSV untuk upload ke DJP Online

Langkah 4: Submit ke DJP Online​

4.1 Upload SPT​

Login DJP Online:

  1. Buka https://djponline.pajak.go.id
  2. Login dengan NPWP & Password
  3. Menu Lapor → e-Filing

Upload SPT Masa PPN: 4. Pilih SPT Masa PPN 1111 5. Pilih Masa Pajak: Januari 2025 6. Upload file CSV dari e-Faktur 7. Review data yang terisi otomatis 8. Klik Submit

Bukti Penerimaan Elektronik: 9. Download BPE (Bukti Penerimaan Elektronik) 10. Simpan sebagai bukti lapor 11. Status SPT: Telah Dilaporkan

Langkah 5: Pembayaran PPN (jika Kurang Bayar)​

5.1 Buat Kode Billing​

Generate ID Billing:

  1. Login DJP Online
  2. Menu Bayar → e-Billing
  3. Pilih jenis pajak: 411211 (PPN Dalam Negeri)
  4. Masa Pajak: Januari 2025
  5. Jumlah Setor: Rp 22.000.000 (sesuai SPT)
  6. Klik Buat Kode Billing
  7. Catat ID Billing 15 digit

5.2 Bayar Pajak​

Transfer Bank:

  1. Login internet banking atau ke ATM
  2. Menu Pajak atau MPN
  3. Input Kode Billing 15 digit
  4. Konfirmasi pembayaran
  5. Simpan BPN (Bukti Penerimaan Negara)

Alternatif:

  • Bayar di kantor pos
  • Bayar via teller bank
  • Bayar via mobile banking

5.3 Input Pembayaran di Verto​

Catat Jurnal Pembayaran:

  1. Cari dan buka Jurnal dari main form
  2. Klik Baru
  3. Tanggal: Tanggal bayar pajak
  4. Entry jurnal: 
    Debit:  2103. Hutang PPN       Rp 22.000.000
    Kredit: 1102. Bank BCA         Rp 22.000.000
    Keterangan: Bayar PPN Masa Januari 2025
    No Ref: [ID Billing]
  5. Klik Simpan

Attach Dokumen:

  • Scan/foto BPN
  • Simpan di folder: \\Tax\\2025\\01-Januari\\BPN_PPN_Jan2025.pdf

Langkah 6: Dokumentasi & Arsip​

6.1 Simpan Dokumen​

Digital Archive:

\\Accounting\\Tax\\2025\\01-Januari\\
  ├── Faktur_Pajak_Keluaran_Jan2025.xlsx
  ├── Faktur_Pajak_Masukan_Jan2025.xlsx
  ├── Ringkasan_SPT_Masa_PPN_Jan2025.pdf
  ├── BPE_SPT_PPN_Jan2025.pdf
  └── BPN_Pembayaran_PPN_Jan2025.pdf

6.2 Update e-Faktur dengan NSFP​

Simpan NSFP di Verto (opsional):

  1. Setelah dapat Nomor Seri Faktur Pajak dari e-Faktur
  2. Update di Verto:
    • Edit invoice penjualan
    • Isi field No Faktur Pajak
    • Simpan
Benefit Update NSFP

Memudahkan tracking dan rekonsiliasi. Customer juga bisa minta cetak ulang invoice dengan NSFP resmi.

Checklist Pelaporan PPN Bulanan​

Gunakan checklist ini setiap bulan:

Persiapan (H+1 s/d H+7 setelah akhir bulan)​

  • Review semua transaksi bulan lalu
  • Cek PPN di invoice penjualan
  • Cek PPN di faktur pembelian
  • Verifikasi NPWP customer & supplier
  • Export Faktur Pajak Keluaran
  • Export Faktur Pajak Masukan
  • Generate Ringkasan SPT Masa PPN

e-Faktur (H+8 s/d H+20)​

  • Login e-Faktur Desktop
  • Import/input Faktur Keluaran
  • Upload untuk dapat NSFP
  • Input Faktur Masukan
  • Posting SPT Masa PPN
  • Generate CSV SPT

Pelaporan & Pembayaran (H+21 s/d H+30)​

  • Login DJP Online
  • Upload SPT via e-Filing
  • Download BPE
  • Buat Kode Billing (jika Kurang Bayar)
  • Bayar pajak via bank
  • Download BPN
  • Input jurnal pembayaran di Verto
  • Arsip semua dokumen

Tips & Best Practices​

Disiplin Deadline:

  • Jangan tunggu akhir bulan untuk lapor
  • Target: Lapor maksimal tanggal 20 bulan berikutnya
  • Beri buffer untuk antisipasi masalah

Rekonsiliasi Ketat:

  • Total di Verto harus match dengan e-Faktur
  • Selisih Rp 1 pun harus dicek
  • Jika tidak match, trace dari sumber

NPWP Lengkap:

  • Update NPWP customer saat dapat
  • Koordinasi dengan sales untuk collect NPWP
  • NPWP supplier wajib diminta saat pertama transaksi

Koordinasi Tim:

  • Accounting: Handle data & upload
  • Admin: Collect faktur pajak dari supplier
  • Konsultan Pajak: Review & advice

Backup e-Faktur:

  • Backup database e-Faktur rutin
  • Simpan di external drive
  • Jika rusak, bisa restore

Troubleshooting​

Data Tidak Match Verto vs e-Faktur:

  • Cek apakah ada transaksi yang tidak diexport
  • Cek pembulatan (Verto vs e-Faktur bisa beda 1-2 rupiah)
  • Rekalkulasi di Verto

NSFP Tidak Keluar:

  • Cek koneksi internet
  • Cek kuota NSFP (minta tambahan ke KPP jika habis)
  • Cek sertifikat digital expired atau tidak

SPT Ditolak DJP Online:

  • Cek format CSV sesuai dengan template terbaru
  • Cek NPWP valid
  • Cek masa pajak sudah benar

Salah Input, SPT Sudah Dilaporkan:

  • Lapor Pembetulan SPT (SPT Pembetulan 1, 2, dst)
  • Ulangi proses dari awal dengan data yang benar
  • Bayar/minta restitusi selisihnya

Next Steps​