Lewati ke konten utama

Workflow: End of Day (Tutup Hari)

Panduan prosedur penutupan harian untuk memastikan data akurat dan siap untuk hari berikutnya.

Overview​

End of Day (EOD) adalah prosedur yang dilakukan setiap akhir hari operasional untuk:

  • Rekonsiliasi transaksi harian
  • Verifikasi kas dan bank
  • Review dan koreksi jika ada kesalahan
  • Backup data
  • Persiapan untuk hari berikutnya

Waktu Pelaksanaan: Setelah jam operasional selesai, sebelum toko/kantor tutup

Checklist EOD​

1. Pastikan Semua Transaksi Tersimpan​

Cek Draft/Pending:

  1. Buka menu Jual → Filter status Draft/Pending
  2. Selesaikan atau hapus transaksi yang tidak jadi
  3. Buka menu Beli → Filter status Draft
  4. Selesaikan faktur yang tertunda

Cek Transaksi Belum Lengkap:

  • Invoice tanpa pembayaran yang seharusnya cash
  • PO yang seharusnya sudah diterima
  • Adjustment stok yang belum disave
Penting

Transaksi draft tidak masuk laporan dan tidak update stok. Pastikan semua transaksi final sudah disimpan.

2. Rekap Kasir​

Proses Rekap:

  1. Cari dan buka Rekap Kasir dari main form
  2. Pilih:
    • Tanggal: Hari ini
    • Kasir: Pilih kasir (jika multi-kasir)
    • Shift: Pilih shift (jika multi-shift)
  3. Klik Proses atau Generate

Yang Ditampilkan:

  • Total penjualan (jumlah transaksi & nilai)
  • Breakdown per metode pembayaran:
    • Tunai: Rp xxx
    • EDC BCA: Rp xxx
    • EDC Mandiri: Rp xxx
    • Transfer: Rp xxx
  • Retur (jika ada)
  • Diskon total
  1. Print untuk arsip fisik
  2. Export Excel untuk analisa

Rekap Kasir Gambar: Rekap kasir harian

3. Verifikasi Kas Fisik​

Hitung Kas di Laci:

  1. Hitung uang tunai di laci kasir
  2. Pisahkan:
    • Modal Awal: Uang kembalian standar
    • Penerimaan Hari Ini: Dari penjualan

Bandingkan dengan Sistem: 3. Kas Fisik vs Total Tunai di Rekap 4. Jika cocok: ✅ OK 5. Jika selisih:

  • Kas Kurang: Fisik < Sistem
  • Kas Lebih: Fisik > Sistem

Catat Selisih: 6. Jika ada selisih, buat Jurnal Manual:

Kas Kurang (Rp 50.000):
Debit: Beban Lain-lain - Kas Kurang  Rp 50.000
Kredit: Kas                           Rp 50.000

Kas Lebih (Rp 20.000):
Debit: Kas                            Rp 20.000
Kredit: Pendapatan Lain-lain          Rp 20.000
  1. Setor Kas ke Brankas:
    • Sisakan modal awal di laci
    • Setor sisanya ke brankas/safe

4. Rekonsiliasi EDC & Bank​

Settlement EDC:

  1. Print Settlement Report dari mesin EDC (setiap bank)
  2. Bandingkan total dengan Total EDC di rekap kasir
  3. Jika tidak match:
    • Cek apakah ada transaksi EDC yang pending
    • Cek double input
    • Cek transaksi void/cancel

Mutasi Bank (opsional - bisa daily/weekly):

  1. Login internet banking
  2. Cek mutasi transfer masuk dari customer
  3. Input di Terima Piutang jika ada pembayaran piutang via transfer

5. Review Laporan Penjualan​

Cek Anomali:

  1. Buka Laporan Penjualan → Filter hari ini
  2. Review:
    • Ada transaksi dengan total terlalu kecil?
    • Ada diskon terlalu besar?
    • Ada qty terlalu banyak?
  3. Jika ada yang mencurigakan:
    • Cek detail transaksi
    • Konfirmasi ke kasir
    • Koreksi jika memang salah

Top Selling Items:

  • Cek produk yang paling laku hari ini
  • Note untuk stock keeping

6. Review Stok​

Cek Stok Menipis:

  1. Buka Laporan Stok atau Stock Alert
  2. Filter: Stok < Minimum
  3. Note produk yang perlu reorder
  4. Buat PO untuk besok

Fast Moving Items:

  • Pastikan stok produk fast moving cukup untuk besok
  • Jika kurang, transfer dari gudang lain

7. Backup Database​

Backup Manual:

  1. Cari dan buka Maintenance → Backup Database dari main form
  2. Pilih lokasi backup (sebaiknya external drive atau cloud)
  3. Klik Backup Now
  4. Tunggu sampai selesai
  5. Verifikasi file backup ada di lokasi yang dipilih

Auto Backup:

  • Jika sudah setup auto backup, cek apakah backup hari ini success
  • Log backup ada di folder backup dengan timestamp
Backup Strategy
  • Daily backup ke local drive
  • Weekly backup ke external drive
  • Monthly backup ke cloud storage (Google Drive/Dropbox)

8. Persiapan Hari Berikutnya​

Cek Schedule:

  • Ada PO yang expected date besok?
  • Ada janji temu supplier/customer?
  • Ada maintenance/service scheduled?

Modal Kasir:

  • Pastikan modal awal cukup untuk besok
  • Siapkan uang receh/kembalian

Supplies:

  • Kertas struk kasir cukup?
  • Tinta printer OK?
  • Roll EDC cukup?

Checklist Summary​

Gunakan checklist ini setiap EOD:

  • Semua transaksi draft/pending selesai
  • Rekap kasir sudah diprint
  • Kas fisik cocok (atau selisih sudah dicatat)
  • EDC settlement match dengan sistem
  • Review laporan penjualan - tidak ada anomali
  • Cek stok menipis untuk reorder
  • Backup database selesai
  • Kas disetor ke brankas (sisakan modal awal)
  • Persiapan besok OK

Timeline EOD (Estimasi 20-30 menit)​

17:30 - Tutup penjualan (kasir tidak terima transaksi baru)
17:35 - Selesaikan transaksi pending
17:40 - Rekap kasir & print
17:45 - Hitung kas fisik
17:50 - Rekonsiliasi EDC
18:00 - Review laporan
18:05 - Backup database
18:10 - Setor kas ke brankas
18:15 - Persiapan besok
18:20 - EOD selesai

Tips & Best Practices​

Disiplin Waktu:

  • EOD harus dilakukan setiap hari, tidak boleh skip
  • Jangan tunda sampai besok
  • Semakin disiplin, semakin mudah dan cepat

4 Mata:

  • EOD sebaiknya dilakukan 2 orang (kasir + supervisor)
  • Untuk check & balance
  • Mengurangi risiko fraud

Dokumentasi:

  • Print rekap kasir untuk arsip
  • Simpan settlement report EDC
  • Foto kas sebelum disetor (opsional, untuk security)

Multi-Shift:

  • Jika ada shift pagi & sore, lakukan EOD per shift
  • Serah terima kas antar shift harus jelas
  • Rekap kasir bisa per shift atau gabungan

Anomali:

  • Jangan diabaikan meskipun kecil
  • Follow up sampai jelas penyebabnya
  • Pattern anomali bisa indikasi masalah sistemik

Troubleshooting​

Kas Selalu Kurang:

  • Training kasir untuk lebih teliti
  • Cek kembalian - mungkin sering salah
  • Review prosedur kasir

Kas Selalu Lebih:

  • Cek apakah ada transaksi tidak terinput
  • Customer lupa ambil kembalian?
  • Ada pembayaran piutang cash yang tidak terinput?

EDC Tidak Match:

  • Cek pending transaction di EDC
  • Cek apakah ada void yang tidak terinput
  • Settlement ulang jika perlu

Backup Gagal:

  • Cek space disk - mungkin penuh
  • Cek permission folder backup
  • Coba lokasi backup lain

Rekap Kasir Kosong:

  • Cek filter tanggal
  • Cek filter kasir
  • Pastikan ada transaksi yang sudah disave

Next Steps​