Lewati ke konten utama

Workflow: Pembelian ke Penerimaan Barang

Panduan lengkap proses pembelian dari PO hingga pembayaran supplier.

Overview​

Workflow pembelian mencakup:

  1. Membuat Purchase Order (PO)
  2. Terima barang dari supplier
  3. Verifikasi faktur
  4. Pembayaran hutang supplier

Langkah 1: Membuat Purchase Order​

Kapan Membuat PO​

  • Stok barang menipis (di bawah minimum stok)
  • Ada pesanan customer yang perlu di-backorder
  • Rencana pembelian rutin (mingguan/bulanan)

Proses Buat PO​

  1. Cari dan buka Purchase Order atau PO dari main form
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi header PO:
    • Tanggal: Tanggal PO dibuat
    • Supplier: Pilih supplier
    • Gudang Tujuan: Gudang untuk terima barang
    • Term of Payment: Tunai/Credit/COD
    • Expected Date: Perkiraan barang datang

Tambah Item Pesanan​

  1. Di grid item, tambah produk yang dipesan:

    • Produk: Pilih dari master barang
    • Qty: Jumlah yang dipesan
    • Satuan: Pilih satuan pembelian
    • Harga: Harga beli per satuan
    • Diskon: % atau Rp (jika ada)
    • Subtotal: Auto-calculate

  2. Tambah catatan jika perlu (kolom Keterangan)

Finalisasi PO​

  1. Cek total di footer
  2. PPN: Centang jika supplier PKP (kena PPN 11%)
  3. Klik Simpan (F4)
  4. PO tersimpan dengan status Outstanding
  5. Print PO untuk dikirim ke supplier (email/fax/WA)

Purchase Order Gambar: Form Purchase Order

Non-PO Purchase

Untuk pembelian kecil/urgent tanpa PO:

  • Langsung buat Faktur Pembelian
  • Skip tahap PO
  • Stok langsung masuk saat save

Langkah 2: Terima Barang dari Supplier​

Proses Penerimaan Barang​

  1. Saat barang datang, cari dan buka Terima Barang dari main form
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi header:
    • Tanggal: Tanggal barang diterima
    • Supplier: Pilih supplier
    • Gudang: Gudang penerima
  1. Klik tombol Pilih PO atau Select PO
  2. Akan muncul daftar PO outstanding dari supplier tersebut
  3. Centang PO yang barangnya datang
  4. Item dari PO otomatis masuk ke grid

Verifikasi Barang​

  1. Cek fisik barang yang datang:

    • Qty Diterima: Sesuai atau tidak dengan PO?
    • Kondisi: Baik/rusak?
    • Expired Date: Cek untuk produk makanan/obat

  2. Edit qty di grid jika qty terima ≠ qty PO:

    • Kolom Qty PO: Qty asli di PO
    • Kolom Qty Terima: Qty yang benar-benar datang
    • Selisih akan jadi Outstanding PO

Simpan Penerimaan​

  1. Klik Simpan
  2. Stok bertambah di gudang sesuai qty terima
  3. PO status berubah:
    • Closed jika semua item sudah diterima penuh
    • Partial jika masih ada outstanding

Terima Barang Gambar: Form terima barang

Tanpa Faktur

Penerimaan barang bisa dilakukan sebelum faktur diterima. Stok masuk dulu, faktur diinput belakangan.

Langkah 3: Input Faktur Pembelian​

Kapan Input Faktur​

  • Setelah faktur fisik/email dari supplier diterima
  • Bisa bersamaan dengan terima barang atau belakangan

Proses Input Faktur​

  1. Cari dan buka Faktur Pembelian atau Pembelian dari main form
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi header:
    • Tanggal: Tanggal faktur supplier
    • No Faktur: Nomor faktur dari supplier
    • Supplier: Pilih supplier
    • Gudang: Gudang tujuan
  1. Klik tombol Pilih Terima Barang atau Select Receipt
  2. Centang penerimaan yang mau difakturkan
  3. Item otomatis masuk ke grid

Verifikasi Faktur​

  1. Bandingkan dengan faktur fisik:

    • Qty: Sesuai?
    • Harga: Sesuai? (jika beda, edit harga)
    • PPN: Cek apakah dikenakan PPN
    • Total: Cocok dengan faktur supplier?

  2. Jika ada biaya tambahan (ongkir, dll):

    • Tambah baris baru
    • Produk: Pilih "Biaya Kirim" atau item Non Stok
    • Harga: Nominal biaya

Update Harga Modal​

  1. Checkbox "Update Harga Modal":

    • ✅ Centang: Harga modal produk diupdate ke harga beli ini
    • ☐ Tidak centang: Harga modal tetap

  2. Pilih Mode Margin (jika auto-update harga jual):

    • Manual: Harga jual tidak berubah
    • Persen (%): Harga jual = harga modal + margin %
    • Rupiah (Rp): Harga jual = harga modal + margin Rp

Simpan Faktur​

  1. Isi Jumlah Pembayaran:

    • Jika bayar penuh: isi = total faktur
    • Jika bayar sebagian: isi < total faktur
    • Jika belum bayar: kosongkan atau isi 0

  2. Pilih Metode Pembayaran: Kas/Bank (jika ada pembayaran)

  3. Klik Simpan

  4. Jika pembayaran < total: selisih jadi Hutang Supplier

Faktur Pembelian Gambar: Form faktur pembelian

Rekalkulasi HPP

Jika update harga modal untuk produk yang sudah pernah terjual, lakukan Rekalkulasi HPP untuk menyesuaikan nilai persediaan.

Langkah 4: Pembayaran Hutang Supplier​

Cek Hutang Outstanding​

  1. Cari dan buka Bayar Hutang atau Hutang Supplier dari main form
  2. Pilih Supplier
  3. Akan tampil list faktur yang belum lunas

Proses Pembayaran​

  1. Centang faktur yang akan dibayar (bisa multiple)
  2. Jumlah Bayar otomatis terisi total faktur yang dicentang
  3. Edit manual jumlah bayar untuk pembayaran partial
  4. Isi:
    • Tanggal Bayar: Tanggal transfer/bayar
    • Akun Kas: Kas/Bank yang dipakai bayar
    • No Ref: Nomor transfer/cek (opsional)
  5. Klik Simpan

Efek Pembayaran​

  • Hutang berkurang sejumlah yang dibayar
  • Saldo kas/bank berkurang
  • Jurnal pembayaran otomatis terbuat
  • Status faktur berubah Lunas jika dibayar penuh

Bayar Hutang Gambar: Form bayar hutang supplier

Workflow Lengkap: Timeline​

Day 1: Buat PO → Print → Kirim ke Supplier
       ↓
Day 3: Barang datang → Terima Barang → Stok masuk
       ↓
Day 3: Faktur diterima → Input Faktur → Hutang tercatat
       ↓ (Term: Net 30)
Day 33: Jatuh tempo → Bayar Hutang → Transfer ke Supplier

Tips & Best Practices​

Purchase Order:

  • Buat PO untuk pembelian rutin agar track-able
  • Gunakan expected date untuk monitor supplier performance
  • Review outstanding PO secara berkala

Penerimaan Barang:

  • Cek fisik sebelum tanda terima
  • Foto barang rusak untuk klaim ke supplier
  • Input segera agar stok update real-time

Faktur Pembelian:

  • Simpan softcopy faktur di folder terorganisir
  • Match faktur dengan PO dan receipt
  • Update harga modal jika ada perubahan signifikan

Pembayaran:

  • Bayar tepat waktu untuk relationship baik
  • Manfaatkan diskon early payment jika ada
  • Track cash flow untuk atur jadwal bayar

Rekalkulasi:

  • Lakukan rekalkulasi HPP jika:
    • Update harga modal signifikan
    • Setelah import data massal
    • Ada selisih di laporan laba rugi

Troubleshooting​

PO Tidak Bisa Diedit:

  • Sudah ada receipt atau faktur yang terhubung
  • Buat PO baru atau edit di receipt/faktur

Stok Tidak Masuk:

  • Cek apakah sudah klik Simpan
  • Cek checkbox "Non Stok" - jika centang, tidak akan masuk stok
  • Cek gudang tujuan

Harga Modal Tidak Terupdate:

  • Cek checkbox "Update Harga Modal" di faktur
  • Jalankan Rekalkulasi HPP manual

Hutang Tidak Muncul:

  • Cek jumlah pembayaran di faktur
  • Jika dibayar penuh, tidak ada hutang

Next Steps​