Modul Payroll

Panduan lengkap untuk mengelola penggajian karyawan di Verto.

Overview

Modul Payroll mengelola gaji, tunjangan, potongan, kasbon, dan slip gaji karyawan. Terintegrasi dengan akuntansi untuk jurnal otomatis.

Fitur Utama:

• Setup komponen gaji (tetap & variabel)
• Proses payroll bulanan
• Kasbon/pinjaman karyawan
• Cetak slip gaji
• Laporan payroll dan pajak

Setup Komponen Gaji

Jenis Komponen

Komponen gaji dibagi menjadi:

1. Penghasilan Tetap:

• Gaji Pokok
• Tunjangan Tetap (Transport, Makan, Jabatan)
• Tunjangan Keluarga

2. Penghasilan Tidak Tetap:

• Lembur
• Bonus
• Insentif
• Komisi

3. Potongan:

• BPJS Kesehatan
• BPJS Ketenagakerjaan
• PPh 21
• Kasbon
• Potongan Lain-lain

Menambah Komponen Gaji

1. Buka Master → Komponen Gaji
2. Klik Baru (F1)
3. Isi data:
   • Kode: Kode komponen (misal: GP, TT, LBR)
   • Nama: Nama komponen
   • Tipe: Penghasilan / Potongan
   • Sifat: Tetap / Tidak Tetap
   • Formula: Rumus perhitungan (opsional)
   • Akun: Akun untuk jurnal
   • Kena Pajak: Ya/Tidak untuk PPh 21
4. Klik Simpan

Gambar: Master Komponen Gaji

Contoh Setup

Gaji Pokok (GP):

• Tipe: Penghasilan
• Sifat: Tetap
• Kena Pajak: Ya
• Akun: 5201. Beban Gaji

Lembur (LBR):

• Tipe: Penghasilan
• Sifat: Tidak Tetap
• Formula: Jam_Lembur × Tarif_Lembur
• Kena Pajak: Ya

BPJS Kesehatan (BPJSK):

• Tipe: Potongan
• Formula: 1% × Gaji_Pokok
• Kena Pajak: Tidak

Setup Gaji Karyawan

Mengatur Gaji Per Karyawan

1. Buka Master → Karyawan
2. Pilih karyawan
3. Klik Edit (F2)
4. Tab Gaji atau Payroll:
   • Gaji Pokok: Jumlah gaji pokok
   • Tunjangan Tetap: Tambah komponen tunjangan
     • Pilih komponen
     • Input jumlah
   • Potongan Tetap: Tambah potongan rutin
     • BPJS, dll
5. Klik Simpan

Gambar: Setup gaji karyawan

Template Gaji Jabatan

Untuk memudahkan, buat template per jabatan:

Contoh Template Kasir:

• Gaji Pokok: Rp 4.500.000
• Tunjangan Transport: Rp 500.000
• Tunjangan Makan: Rp 400.000
• BPJS Kesehatan: 1% GP
• BPJS TK: 2% GP

Saat tambah karyawan baru dengan jabatan Kasir, auto-apply template ini.

Proses Payroll Bulanan

Langkah Proses Gaji

1. Persiapan Data:

• Update absensi karyawan
• Input lembur (jika ada)
• Input bonus/insentif
• Input potongan lain-lain
• Update kasbon yang dipotong

2. Generate Slip Gaji:

1. Buka menu Proses Payroll atau Slip Gaji
2. Klik Baru (F1)
3. Pilih Periode: Bulan & Tahun gaji
4. Klik Generate atau Hitung Gaji
5. Sistem akan:
   • Ambil data gaji karyawan aktif
   • Hitung komponen tetap
   • Ambil data lembur/bonus periode ini
   • Hitung potongan (BPJS, PPh 21, kasbon)
   • Hitung take home pay

Gambar: Generate slip gaji bulanan

3. Review & Koreksi:

• Cek slip gaji satu per satu
• Edit manual jika ada yang salah
• Tambah komponen ad-hoc jika perlu

4. Approval:

• Submit untuk approval (jika ada workflow)
• Manager/HRD review
• Approve

5. Posting:

• Klik Post atau Bayar Gaji
• Pilih Tanggal Bayar
• Pilih Akun Bank/Kas untuk pembayaran
• Sistem akan:
  • Catat pembayaran
  • Buat jurnal otomatis:
    • Debit: Beban Gaji (per komponen)
    • Kredit: Bank/Kas
  • Kurangi saldo kasbon jika ada potongan kasbon
• Klik Simpan

Gambar: Posting pembayaran gaji

Slip Gaji

Cetak Slip Gaji

Setelah posting:

1. Buka Slip Gaji untuk periode tersebut
2. Pilih karyawan
3. Klik Print (F6)
4. Slip gaji menampilkan:
   • Data karyawan (nama, NIK, jabatan, dept)
   • Periode gaji
   • Rincian penghasilan
   • Rincian potongan
   • Total take home pay
   • Terbilang

Gambar: Contoh slip gaji

Distribusi:

• Print fisik untuk karyawan
• Atau email PDF (jika fitur tersedia)
• Atau tampilkan di portal karyawan

Kasbon / Pinjaman Karyawan

Entry Kasbon Baru

1. Buka menu Kasbon Karyawan atau Employee Loan
2. Klik Baru (F1)
3. Isi data:
   • Karyawan: Pilih karyawan
   • Tanggal: Tanggal kasbon
   • Jumlah Kasbon: Total pinjaman
   • Jenis: Potong Gaji / Bayar Sendiri
   • Cicilan: Jumlah cicilan (bulan)
   • Potongan Per Bulan: Auto-calculate atau manual
   • Mulai Potong: Bulan mulai dipotong
   • Keterangan: Keperluan kasbon
4. Klik Simpan

Efek Entry Kasbon:

• Saldo kasbon karyawan bertambah
• Jurnal:
  • Debit: Piutang Kasbon Karyawan
  • Kredit: Kas

Gambar: Form kasbon karyawan

Potongan Kasbon Otomatis

Saat proses payroll:

• Sistem ambil data kasbon yang jatuh tempo
• Auto-tambah ke potongan slip gaji
• Saldo kasbon berkurang
• Jurnal saat posting gaji:
  • Debit: Beban Gaji (gross)
  • Kredit: Bank (net setelah potongan)
  • Kredit: Piutang Kasbon (potongan kasbon)

Pelunasan Kasbon Manual

Jika karyawan bayar langsung (bukan potong gaji):

1. Buka data kasbon
2. Klik Bayar atau Cicil
3. Input Jumlah Bayar
4. Pilih Tanggal dan Akun Kas
5. Klik Simpan

Lembur

Entry Lembur

1. Buka menu Lembur atau Overtime
2. Klik Baru (F1)
3. Pilih Periode: Bulan lembur
4. Tambah data lembur per karyawan:
   • Karyawan
   • Tanggal
   • Jam Mulai - Jam Selesai
   • Total Jam
   • Tarif/Jam (dari setup atau manual)
   • Total: Auto-calculate
5. Klik Simpan

Saat proses payroll, sistem ambil data lembur periode tersebut untuk ditambahkan ke slip gaji.

Gambar: Entry data lembur

Tarif Lembur

Sesuai UU Ketenagakerjaan:

• Hari kerja: 1,5x upah sejam
• Libur: 2x upah sejam
• Libur nasional: 3x upah sejam Setup tarif otomatis di master komponen lembur.

Bonus & Insentif

Entry Bonus

Untuk bonus tidak rutin (THR, bonus tahunan, dll):

1. Buka menu Bonus atau Incentive
2. Klik Baru (F1)
3. Pilih Periode: Kapan bonus masuk slip gaji
4. Jenis Bonus: THR, Bonus Kinerja, dll
5. Tambah per karyawan:
   • Karyawan
   • Jumlah Bonus
6. Atau Bulk Entry: Bonus untuk semua karyawan
7. Klik Simpan

Saat generate slip gaji periode tersebut, bonus otomatis masuk.

Laporan Payroll

Akses dari menu Laporan → Payroll:

Laporan Gaji:

• Rekap Gaji Bulanan - Total per komponen
• Slip Gaji Per Karyawan
• Perbandingan Gaji (bulan ke bulan)

Laporan Kasbon:

• Saldo Kasbon Per Karyawan
• History Kasbon & Pelunasan
• Kasbon Jatuh Tempo

Laporan Lembur:

• Rekap Lembur Per Karyawan
• Lembur Per Departemen

Laporan Pajak:

• Rekap PPh 21 Bulanan
• Bukti Potong PPh 21 (1721-A1)
• SPT Masa PPh 21

Analisis:

• Rasio Gaji Terhadap Pendapatan
• Produktivitas Per Karyawan

Gambar: Rekap gaji bulanan

PPh 21 (Pajak Penghasilan)

Perhitungan PPh 21

Verto bisa auto-calculate PPh 21:

Setup:

1. Master → Pengaturan Pajak
2. Input:
   • PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) per status
   • Tarif pajak progresif
3. Pada master karyawan, set:
   • NPWP
   • Status PTKP: TK/0, K/0, K/1, dll

Perhitungan: Saat proses payroll:

• Hitung penghasilan bruto tahunan
• Kurangi PTKP sesuai status
• Hitung pajak terutang dengan tarif progresif
• PPh 21 per bulan = Pajak Tahunan / 12
• Potong dari gaji

Jurnal PPh 21:

• Debit: Beban Gaji (gross termasuk PPh)
• Kredit: Bank (net setelah PPh)
• Kredit: Hutang PPh 21 (PPh yang dipotong)

Saat bayar ke kantor pajak:

• Debit: Hutang PPh 21
• Kredit: Bank

Tips & Best Practices

1. Jadwal Tetap: Bayar gaji di tanggal yang sama setiap bulan
2. Rekonsiliasi: Cek total gaji dengan saldo bank sebelum transfer
3. Backup Slip: Simpan semua slip gaji dalam PDF untuk arsip
4. Privacy: Jaga kerahasiaan data gaji karyawan
5. Update Peraturan: Follow perubahan UU Ketenagakerjaan dan pajak
6. Absensi Akurat: Integrasikan dengan sistem absensi untuk data akurat

Troubleshooting

Gaji Salah Hitung:

• Cek komponen gaji di master karyawan
• Review formula komponen
• Pastikan data lembur/bonus sudah ter-input

PPh 21 Tidak Sesuai:

• Cek PTKP di setup pajak
• Pastikan status PTKP karyawan benar
• Review komponen yang kena pajak vs tidak

Kasbon Tidak Terpotong:

• Cek tanggal mulai potong kasbon
• Pastikan periode payroll sudah lewat tanggal mulai potong
• Cek status kasbon (aktif atau lunas)

Next Steps

• Modul Akuntansi - Jurnal gaji otomatis
• Master Data - Setup karyawan dan komponen gaji
• Month-End Closing - Include payroll dalam tutup buku