Skip to main content

Master Data

Panduan lengkap untuk mengelola semua data master di Verto.

Overview​

Master Data adalah fondasi sistem Verto. Data ini digunakan di semua modul transaksi. Pastikan master data akurat sebelum mulai transaksi.

Jenis Master Data:

  • Produk & Jasa
  • Customer (Pelanggan)
  • Supplier & Vendor
  • Karyawan
  • Gudang & Lokasi
  • Chart of Accounts
  • Kategori & Satuan

Master Produk​

Membuat Produk Baru​

  1. Buka menu Master → Produk
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi data Informasi Dasar:
    • Kode Produk: Kode unik (auto atau manual)
    • Nama Produk: Nama lengkap
    • Barcode: Untuk scan di POS
    • Kategori: Pilih kategori produk
    • Satuan Dasar: Unit, Pcs, Kg, Liter, dll
    • Tipe: Barang / Jasa
    • Status: Aktif / Tidak Aktif
  4. Tab Harga:
    • Harga Beli Terakhir: Auto-update dari pembelian
    • Harga Jual: Harga jual standar
    • Margin (%): Untuk auto-calculate harga jual
  5. Tab Stok:
    • Stok Minimum: Alert reorder
    • Stok Maksimum: Batas stok optimal
    • Kelola Stok: Ya/Tidak (jasa = tidak)
  6. Tab Akuntansi:
    • Akun Persediaan: Default dari kategori
    • Akun Pendapatan: Untuk jurnal penjualan
    • Akun HPP: Untuk cost of goods sold
  7. Klik Simpan

Master Produk Gambar: Form master produk

Multi-Satuan Produk​

Untuk produk dengan beberapa satuan:

Contoh: Air Mineral

  • Satuan Dasar: Botol
  • Satuan Alternatif:
    • 1 Dus = 24 Botol @ Rp 60.000
    • 1 Karton = 48 Botol @ Rp 110.000

Setup:

  1. Edit produk
  2. Tab Satuan atau Multi-Unit
  3. Klik Tambah Satuan
  4. Isi:
    • Satuan: Nama satuan (Dus, Karton)
    • Konversi: Jumlah satuan dasar (24, 48)
    • Harga Jual: Harga untuk satuan ini
    • Barcode: Barcode khusus (opsional)
  5. Klik Simpan

Saat transaksi:

  • Bisa pilih satuan mana saja
  • Stok tetap dalam satuan dasar
  • Harga otomatis sesuai satuan

Multi Satuan Gambar: Setup multi-satuan produk

Harga Bertingkat (Tiered Pricing)​

Harga berbeda berdasarkan jumlah beli:

Setup:

  1. Edit produk
  2. Tab Harga Bertingkat atau Tiered Price
  3. Tambah tier:
    • Min Qty: 1 → Harga: Rp 10.000 (retail)
    • Min Qty: 10 → Harga: Rp 9.500 (grosir kecil)
    • Min Qty: 50 → Harga: Rp 9.000 (grosir besar)
    • Min Qty: 100 → Harga: Rp 8.500 (distributor)
  4. Klik Simpan

Saat penjualan:

  • Input qty 1-9 → Rp 10.000/pcs
  • Input qty 10-49 → Rp 9.500/pcs
  • Input qty 50-99 → Rp 9.000/pcs
  • Input qty 100+ → Rp 8.500/pcs

Varian Produk (Opsional)​

Untuk produk dengan varian (warna, ukuran):

Contoh: Kaos

  • Produk Induk: Kaos Polos
  • Varian:
    • Kaos Polos - Merah - S
    • Kaos Polos - Merah - M
    • Kaos Polos - Merah - L
    • Kaos Polos - Biru - S
    • (dst...)

Setiap varian punya:

  • Kode produk sendiri
  • Barcode sendiri
  • Stok terpisah
  • Harga bisa sama atau beda

Kategori Produk​

Kelompokkan produk untuk:

  • Laporan per kategori
  • Filter cepat
  • Setup default (akun, margin, dll)

Setup Kategori:

  1. Master → Kategori Produk
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi:
    • Kode Kategori
    • Nama Kategori
    • Parent: Untuk sub-kategori
    • Margin Default: Margin untuk produk di kategori ini
    • Akun Default: Akun persediaan, pendapatan, HPP
  4. Klik Simpan

Contoh Struktur:

MAKANAN & MINUMAN
  ├─ Makanan
  │   ├─ Snack
  │   └─ Makanan Berat
  └─ Minuman
      ├─ Soft Drink
      └─ Air Mineral

ELEKTRONIK
  ├─ HP & Tablet
  └─ Aksesoris

Master Customer (Pelanggan)​

Membuat Customer Baru​

  1. Buka menu Master → Customer atau Pelanggan
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi data:
    • Kode Customer: Auto atau manual
    • Nama: Nama pelanggan/perusahaan
    • Tipe: Personal / Corporate
    • Kontak: Telp, HP, Email
    • Alamat: Alamat lengkap (untuk pengiriman)
    • NPWP: Untuk faktur pajak
  4. Tab Credit:
    • Limit Kredit: Max piutang yang diizinkan
    • Term of Payment: 0 (tunai), 7, 14, 30 hari
    • Diskon Default: Diskon khusus customer ini
  5. Tab Akuntansi:
    • Akun Piutang: Default atau khusus
    • Akun Pendapatan: Override akun pendapatan
  6. Klik Simpan

Master Customer Gambar: Form master customer

Customer Group​

Kelompokkan customer untuk:

  • Diskon per group
  • Harga khusus per group
  • Laporan per group

Contoh Group:

  • Retail (harga standar)
  • Grosir (diskon 5%)
  • Distributor (diskon 10%)
  • VIP (diskon 15% + term 30 hari)

Setup:

  1. Master → Customer Group
  2. Buat group dengan diskon & term-nya
  3. Assign customer ke group tertentu

Saat penjualan, diskon auto-apply sesuai group.

Master Supplier & Vendor​

Membuat Supplier Baru​

  1. Buka menu Master → Supplier atau Vendor
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi data:
    • Kode Supplier: Auto atau manual
    • Nama Supplier: Nama perusahaan
    • Kontak: CP, Telp, Email
    • Alamat: Alamat lengkap
    • NPWP: Untuk faktur pajak
  4. Tab Payment:
    • Term of Payment: 0, 7, 14, 30 hari
    • Rekening Bank: Untuk transfer pembayaran
  5. Tab Akuntansi:
    • Akun Hutang: Default atau khusus
  6. Klik Simpan

Produk Per Supplier​

Anda bisa assign produk ke supplier:

Manfaat:

  • Track mana produk dibeli dari supplier mana
  • Auto-fill supplier saat buat PO untuk produk tertentu
  • Analisis supplier performance

Setup:

  1. Edit produk
  2. Tab Supplier
  3. Tambah supplier yang jual produk ini:
    • Supplier
    • Harga Beli: Harga dari supplier ini
    • Lead Time: Waktu pengiriman (hari)
    • Supplier Default: Centang jika supplier utama
  4. Klik Simpan

Saat buat PO, sistem suggest supplier default untuk produk tersebut.

Master Karyawan​

Membuat Karyawan Baru​

  1. Buka menu Master → Karyawan atau Employee
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi data Personal:
    • NIK: Nomor induk karyawan
    • Nama Lengkap
    • Tanggal Lahir
    • Alamat
    • Kontak: HP, Email
    • NPWP: Untuk PPh 21
  4. Tab Employment:
    • Tanggal Masuk
    • Departemen: Penjualan, Gudang, Akuntansi, dll
    • Jabatan: Manager, Staff, Kasir, dll
    • Status: Aktif / Resign
  5. Tab Gaji (lihat Modul Payroll):
    • Gaji Pokok
    • Tunjangan Tetap
    • Potongan BPJS
  6. Tab User Access (untuk login sistem):
    • Username
    • Password
    • Role: Admin, Kasir, Gudang, Sales, View-Only
  7. Klik Simpan

Master Karyawan Gambar: Form master karyawan

Role & Permission​

Setup hak akses karyawan:

Contoh Role:

  • Admin: Full access semua modul
  • Kasir: Akses penjualan & stok (read-only)
  • Gudang: Akses inventory, terima barang, mutasi
  • Sales: Akses penjualan, customer, piutang
  • Accounting: Akses laporan keuangan, jurnal
  • View-Only: Hanya lihat laporan

Permission per Role:

  • Create / Edit / Delete / View per modul
  • Approval authority (PO di atas x juta, dll)
  • Akses laporan tertentu

Master Gudang​

Membuat Gudang Baru​

  1. Buka menu Master → Gudang atau Warehouse
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi data:
    • Kode Gudang: GD001, GD002, dst
    • Nama Gudang: Gudang Pusat, Cabang A, dll
    • Alamat: Lokasi gudang
    • PIC: Penanggung jawab gudang
    • Tipe: Gudang Fisik / Konsinyasi / Transit
    • Status: Aktif / Tidak Aktif
  4. Tab Akuntansi:
    • Akun Persediaan: Akun untuk stok gudang ini
    • Cost Center: Untuk alokasi biaya
  5. Klik Simpan

Multi-Warehouse Management​

Dengan multiple gudang:

  • Stok terpisah per gudang
  • Penjualan dari gudang tertentu
  • Mutasi antar gudang
  • Laporan per gudang

Best Practice:

  • 1 gudang utama untuk pembelian
  • Transfer ke gudang cabang sesuai kebutuhan
  • Set stok minimum per gudang untuk reorder

Master Chart of Accounts​

Lihat detail di Modul Akuntansi.

Quick Setup:

  1. Buka Master → Akun atau Chart of Accounts
  2. Tambah akun sesuai kebutuhan bisnis
  3. Struktur:
    • 1xxx: Aset
    • 2xxx: Kewajiban
    • 3xxx: Modal
    • 4xxx: Pendapatan
    • 5xxx: Beban

Chart of Accounts Gambar: Master Chart of Accounts

Master Satuan​

Membuat Satuan Baru​

  1. Buka Master → Satuan atau Unit of Measure
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi:
    • Kode: PCS, BOX, KG, LITER, dll
    • Nama: Nama lengkap satuan
    • Deskripsi: Keterangan
  4. Klik Simpan

Satuan Umum:

  • Pieces (Pcs)
  • Box, Karton, Dus
  • Kilogram (Kg), Gram (Gr)
  • Liter (L), Mililiter (ML)
  • Meter (M), Centimeter (CM)
  • Set, Pasang, Lusin

Gunakan satuan yang konsisten di semua produk.

Import/Export Data​

Import Data Massal​

Untuk input banyak data sekaligus:

Import Produk:

  1. Master → Produk
  2. Klik Import atau Import Excel
  3. Download Template Excel
  4. Isi data di template:
    • Kode Produk, Nama, Barcode
    • Kategori, Satuan
    • Harga Beli, Harga Jual
    • (kolom sesuai template)
  5. Upload file Excel
  6. Sistem validasi:
    • Cek duplikat kode
    • Cek referensi (kategori, satuan) valid
  7. Klik Import

Import Data Gambar: Import data produk dari Excel

Data yang Bisa Import:

  • Produk
  • Customer
  • Supplier
  • Karyawan
  • Chart of Accounts

Export Data​

Untuk backup atau edit massal:

  1. Buka master data (Produk, Customer, dll)
  2. Klik Export (F5)
  3. Pilih format: Excel, CSV, PDF
  4. File ter-download

Edit di Excel, lalu import kembali untuk update massal.

Tips & Best Practices​

Penamaan Konsisten​

  • Kode Produk: Gunakan pola yang jelas (kategori + sequence)
    • Contoh: SNK001 (Snack), MNM001 (Minuman)
  • Kode Customer: CTM0001, CTM0002
  • Kode Supplier: SPL0001, SPL0002

Review Berkala​

  • Monthly: Review produk tidak laku (untuk diskon/hapus)
  • Quarterly: Review customer tidak aktif
  • Yearly: Bersihkan data lama yang tidak terpakai

Backup Master Data​

  • Export semua master data setiap bulan
  • Simpan sebagai backup jika ada kerusakan data

Training​

  • Training semua user tentang pentingnya akurasi master data
  • SOP untuk penambahan data baru
  • Approval untuk perubahan data master kritis (harga, akun)

Troubleshooting​

Produk Tidak Muncul di Transaksi:

  • Cek status produk: harus Aktif
  • Pastikan kategori dan satuan sudah di-set
  • Untuk penjualan: cek harga jual tidak kosong

Customer/Supplier Tidak Bisa Dipilih:

  • Cek status: harus Aktif
  • Refresh master data: Maintenance → Refresh Master

Error Import Data:

  • Cek format file sesuai template
  • Pastikan tidak ada duplikat kode
  • Validasi semua referensi (kategori, satuan, dll) sudah ada di master

Next Steps​