Master Data
Panduan lengkap untuk mengelola semua data master di Verto.
Overview
Master Data adalah fondasi sistem Verto. Data ini digunakan di semua modul transaksi. Pastikan master data akurat sebelum mulai transaksi.
Jenis Master Data:
- Produk & Jasa
- Customer (Pelanggan)
- Supplier & Vendor
- Karyawan
- Gudang & Lokasi
- Chart of Accounts
- Kategori & Satuan
Master Produk
Membuat Produk Baru
- Cari dan buka Produk dari main form (gunakan search atau klik)
- Klik Baru (F1)
- Isi data Informasi Dasar:
- SKU: Kode unik (auto atau manual)
- Nama Produk: Nama lengkap
- Barcode: Untuk scan di POS
- Kategori: Pilih kategori produk
- Satuan: Unit, Pcs, Kg, Liter, dll
- Is Jasa: Barang / Jasa
- Is Aktif: Aktif / Tidak Aktif
- Tab Harga:
- Harga Modal: Auto-update dari pembelian
- Harga Jual: Harga jual standar
- Mode Margin: Manual, Persen, atau Nominal Rupiah
- Margin: Untuk auto-calculate harga jual untuk mode margin selain manual
- Klik Simpan
Gambar: Form master produk
Multi-Satuan Produk
Untuk produk dengan beberapa satuan:
Contoh: Air Mineral
- Satuan Dasar: Botol
- Satuan Alternatif:
- 1 Dus = 24 Botol @ Rp 60.000
- 1 Karton = 48 Botol @ Rp 110.000
Setup:
- Edit produk
- Tab Satuan (GridSatuan)
- Di baris New Row paling bawah
- Isi:
- Satuan: Nama satuan (Dus, Karton)
- Isi: Jumlah satuan dasar (24, 48)
- Harga Jual: Harga untuk satuan ini
- Barcode: Barcode khusus (opsional)
- Klik Simpan
GridSatuan adalah tabel multi-satuan yang menampilkan semua satuan alternatif produk beserta konversi dan harganya. Setiap baris adalah satuan berbeda dari produk yang sama.
Saat transaksi:
- Bisa pilih satuan mana saja
- Stok tetap dalam satuan dasar
- Harga otomatis sesuai satuan
Gambar: Setup multi-satuan produk
Harga Bertingkat (Tiered Pricing)
Harga berbeda berdasarkan jumlah beli:
Setup:
- Edit produk
- Tab Harga Bertingkat atau Tiered Price (GridHargaQty)
- Tambah tier:
- Min Qty: 1 → Harga: Rp 10.000
- Min Qty: 10 → Harga: Rp 9.500
- Min Qty: 50 → Harga: Rp 9.000
- Min Qty: 100 → Harga: Rp 8.500
- Klik Simpan
GridHargaQty adalah tabel harga bertingkat yang menampilkan harga berbeda berdasarkan jumlah pembelian. Sistem otomatis memilih harga sesuai qty yang diinput saat transaksi.
Saat penjualan:
- Input qty 1-9 → Rp 10.000/pcs
- Input qty 10-49 → Rp 9.500/pcs
- Input qty 50-99 → Rp 9.000/pcs
- Input qty 100+ → Rp 8.500/pcs
Kategori Produk
Kelompokkan produk untuk:
- Laporan per kategori
- Filter cepat
- Setup default (akun, margin, dll)
Setup Kategori:
- Master → Kategori Produk
- Klik Baru (F1)
- Isi:
- Nama Kategori
- Parent: Untuk sub-kategori
- Klik Simpan
Contoh Struktur:
MAKANAN & MINUMAN
├─ Makanan
│ ├─ Snack
│ └─ Makanan Berat
└─ Minuman
├─ Soft Drink
└─ Air Mineral
ELEKTRONIK
├─ HP & Tablet
└─ Aksesoris
Master Customer (Pelanggan)
Membuat Customer Baru
- Cari dan buka Customer atau Pelanggan dari main form (gunakan search atau klik)
- Klik Baru (F1)
- Isi data:
- #Dokumen: Auto atau manual
- Nama: Nama pelanggan/perusahaan
- Klik Simpan
Gambar: Form master customer
Customer Group
Kelompokkan customer untuk:
- Diskon per group
- Harga khusus per group
- Laporan per group
Contoh Group:
- Retail (harga standar)
- Grosir (diskon 5%)
- Distributor (diskon 10%)
- VIP (diskon 15% + term 30 hari)
Setup:
- Master → Customer Group
- Buat group dengan diskon & term-nya
- Assign customer ke group tertentu
Saat penjualan, diskon auto-apply sesuai group.
Master Supplier & Vendor
Membuat Supplier Baru
- Cari dan buka Supplier atau Vendor dari main form (gunakan search atau klik)
- Klik Baru (F1)
- Isi data:
- Kode Supplier: Auto atau manual
- Nama Supplier: Nama perusahaan
- Alamat: Alamat lengkap
- Klik Simpan
Master Karyawan
Membuat Karyawan Baru
- Cari dan buka Karyawan atau Employee dari main form (gunakan search atau klik)
- Klik Baru (F1)
- Isi data Personal:
- NIK: Nomor induk karyawan
- Nama Lengkap
- Tanggal Lahir
- Alamat
- Kontak: HP, Email
- Klik Simpan
Gambar: Form master karyawan
Master Gudang
Membuat Gudang Baru
- Cari dan buka Gudang dari main form (gunakan search atau klik)
- Klik Baru (F1)
- Isi data:
- Nama Gudang: Gudang Pusat, Cabang A, dll
- Klik Simpan
Multi-Warehouse Management
Dengan multiple gudang:
- Stok terpisah per gudang
- Penjualan dari gudang tertentu
- Mutasi antar gudang
- Laporan per gudang
Best Practice:
- 1 gudang utama untuk pembelian
- Transfer ke gudang cabang sesuai kebutuhan
- Set stok minimum per gudang untuk reorder
Master Chart of Accounts
Lihat detail di Modul Akuntansi.
Quick Setup:
- Cari dan buka Akun atau Chart of Accounts dari main form (gunakan search atau klik)
- Tambah akun sesuai kebutuhan bisnis
- Struktur:
- 1xxx: Aset
- 2xxx: Kewajiban
- 3xxx: Modal
- 4xxx: Pendapatan
- 5xxx: Beban
Gambar: Master Chart of Accounts
Tips & Best Practices
Penamaan Konsisten
- SKU: Gunakan pola yang jelas (kategori + sequence)
- Contoh: SNK001 (Snack), MNM001 (Minuman)
- Kode Customer: CTM0001, CTM0002
- Kode Supplier: SPL0001, SPL0002
Review Berkala
- Monthly: Review produk tidak laku (untuk diskon/hapus)
- Quarterly: Review customer tidak aktif
- Yearly: Bersihkan data lama yang tidak terpakai
Backup Master Data
- Export semua master data setiap bulan
- Simpan sebagai backup jika ada kerusakan data
Training
- Training semua user tentang pentingnya akurasi master data
- SOP untuk penambahan data baru
- Approval untuk perubahan data master kritis (harga, akun)
Troubleshooting
Produk Tidak Muncul di Transaksi:
- Cek status produk: harus Aktif
- Pastikan kategori dan satuan sudah di-set
- Untuk penjualan: cek harga jual tidak kosong
Customer/Supplier Tidak Bisa Dipilih:
- Cek status: harus Aktif
- Refresh master data: Maintenance → Refresh Master
Error Import Data:
- Cek format file sesuai template
- Pastikan tidak ada duplikat kode
- Validasi semua referensi (kategori, satuan, dll) sudah ada di master
Next Steps
- Initial Setup - Setup master data awal
- Modul Penjualan - Gunakan master produk & customer
- Modul Pembelian - Gunakan master produk & supplier
- Modul Inventory - Setup multi-gudang & konversi satuan