Konfigurasi Awal Sistem

Setelah berhasil login ke Verto, langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi awal sistem agar aplikasi siap digunakan sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Overview Konfigurasi Awal

Konfigurasi awal terdiri dari beberapa langkah penting:

1. Ubah password default admin (untuk keamanan)
2. Konfigurasi pengaturan sistem (Pengaturan)
3. Setup preferensi pengguna (Preferensi)
4. Buat chart of accounts (Akun)
5. Setup data master dasar (Gudang, Kategori Barang, dll)

Urutan Penting

Ikuti urutan konfigurasi di bawah ini untuk menghindari masalah dependencies antar data.

1. Mengubah Password Admin

PENTING: Ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan untuk keamanan sistem.

Langkah-langkah:

1. Dari menu utama, klik Master → Pengguna
2. Akan muncul daftar pengguna. Klik pada user admin
3. Klik tombol "Edit" di toolbar
4. Ubah field "Password" dengan password baru yang kuat:
   • Minimal 8 karakter
   • Kombinasi huruf besar, huruf kecil, dan angka
   • Gunakan karakter khusus jika memungkinkan
5. Konfirmasi password baru di field "Konfirmasi Password"
6. Klik "Simpan"

Gambar: Mengubah password admin

Ingat Password Anda

Simpan password baru Anda dengan aman. Jika lupa, Anda memerlukan akses backdoor atau bantuan teknis untuk reset password.

2. Konfigurasi Pengaturan Sistem

Menu Pengaturan berisi konfigurasi global yang berlaku untuk seluruh sistem.

Membuka Menu Pengaturan

1. Klik menu Master → Pengaturan
2. Akan muncul form pengaturan sistem

Gambar: Menu Pengaturan sistem

Pengaturan Penting

Tab Umum

Format Dokumen:

• Panjang Nomor Dokumen: Jumlah digit nomor dokumen (default: 8)
  • Contoh: Jika panjang = 8, nomor faktur akan seperti INV00000001

Prefix Nomor Dokumen:

• Prefix Penjualan: Awalan untuk nomor faktur penjualan (contoh: INV)
• Prefix Pembelian: Awalan untuk nomor faktur pembelian (contoh: PO)
• Prefix Purchase Order: Awalan untuk PO (contoh: PO)
• Prefix Sales Order: Awalan untuk SO (contoh: SO)

Gambar: Tab pengaturan umum

Tab Akun (Mapping Akun)

Ini adalah bagian SANGAT PENTING karena menentukan akun mana yang akan digunakan untuk jurnal otomatis.

Akun Penjualan:

• Akun Penjualan: Akun untuk mencatat pendapatan penjualan (contoh: 4-10001 - Penjualan)
• Akun Diskon Penjualan: Akun untuk mencatat diskon yang diberikan (contoh: 6-10001 - Diskon Penjualan)
• Akun Retur Penjualan: Akun untuk retur penjualan (contoh: 4-10002 - Retur Penjualan)

Akun Pembelian:

• Akun Pembelian: Akun untuk mencatat pembelian (contoh: 5-10001 - Pembelian)
• Akun Diskon Pembelian: Akun untuk diskon yang diterima (contoh: 4-10003 - Diskon Pembelian)
• Akun Retur Pembelian: Akun untuk retur pembelian (contoh: 5-10002 - Retur Pembelian)

Akun Persediaan:

• Akun Persediaan Barang: Akun inventory (contoh: 1-10002 - Persediaan Barang)

Akun Piutang & Hutang:

• Akun Piutang Dagang: Akun untuk piutang pelanggan (contoh: 1-10003 - Piutang Dagang)
• Akun Hutang Dagang: Akun untuk hutang ke supplier (contoh: 2-10001 - Hutang Dagang)

Akun Pajak:

• Akun PPN Masukan: Untuk PPN pembelian (contoh: 1-10005 - PPN Masukan)
• Akun PPN Keluaran: Untuk PPN penjualan (contoh: 2-10003 - PPN Keluaran)

Akun Biaya:

• Akun Hutang Biaya: Untuk biaya yang belum dibayar (contoh: 2-10002 - Hutang Biaya)

Gambar: Mapping akun untuk jurnal otomatis

Peringatan Penting

Pastikan mapping akun sudah benar sebelum melakukan transaksi! Mapping yang salah akan menghasilkan jurnal yang salah dan laporan keuangan yang tidak akurat.

Tab Lain-lain

PPN (Pajak Pertambahan Nilai):

• Persentase PPN: Tarif PPN yang berlaku (default: 11%)

Menyimpan Pengaturan

Setelah semua pengaturan diisi:

1. Klik tombol "Simpan" di bagian bawah form
2. Akan muncul notifikasi "Data berhasil disimpan"
3. Klik "Tutup" atau "X" untuk menutup form

3. Setup Preferensi Pengguna

Menu Preferensi berisi pengaturan default untuk mempercepat input data.

Membuka Menu Preferensi

1. Klik menu Master → Preferensi
2. Akan muncul form preferensi

Gambar: Menu Preferensi pengguna

Pengaturan Preferensi

Akun Kas Default:

• Pilih akun kas yang paling sering digunakan untuk transaksi
• Contoh: 1-10001 - Kas atau 1-10006 - Bank BCA
• Akun ini akan otomatis terpilih saat input transaksi pembayaran

Gudang Default:

• Pilih gudang utama yang paling sering digunakan
• Akun ini akan otomatis terpilih saat input transaksi

Pelanggan Default:

• Pilih pelanggan default untuk penjualan tunai/retail
• Contoh: RETAIL - Pelanggan Retail
• Berguna untuk transaksi POS

Supplier Default:

• Supplier yang paling sering digunakan (opsional)

Vendor Default:

• Vendor yang paling sering digunakan untuk biaya (opsional)

Tips

Preferensi ini bersifat per-user. Setiap pengguna dapat memiliki preferensi berbeda sesuai kebutuhan.

Menyimpan Preferensi

1. Klik tombol "Simpan"
2. Klik "Tutup" untuk menutup form

4. Setup Chart of Accounts (COA)

Chart of Accounts (COA) atau Bagan Akun adalah struktur akun akuntansi dalam sistem Anda. Verto menggunakan struktur 3 level: Kategori Akun → Sub Kategori Akun → Akun.

Seed Data COA Default

Jika Anda ingin menggunakan COA template bawaan sistem, Anda dapat menggunakan fitur Seed Akun untuk membuat struktur COA secara otomatis:

1. Klik menu Maintenance → Seed Akun
2. Sistem akan otomatis membuat kategori akun, sub kategori, dan akun-akun dasar
3. Setelah selesai, cek hasilnya di menu Master → Akun

Anda tetap dapat menambah, mengedit, atau menghapus akun sesuai kebutuhan setelah seed data dibuat.

Struktur Kategori Akun

Jika Anda ingin membuat COA secara manual, ikuti langkah berikut untuk membuat kategori utama sesuai standar akuntansi:

Membuat Kategori Akun

1. Klik menu Master → Kategori Akun
2. Klik tombol "Baru" atau "New"
3. Isi form:
   • Kode: Kode numerik 1 digit (contoh: 1)
   • Nama: Nama kategori (contoh: ASET)
   • Tipe: Pilih tipe akun (Aset, Liabilitas, Ekuitas, Pendapatan, atau Beban)
4. Klik "Simpan"

Kategori Standard:

• 1 - ASET (Tipe: Aset)
• 2 - LIABILITAS (Tipe: Liabilitas)
• 3 - EKUITAS (Tipe: Ekuitas)
• 4 - PENDAPATAN (Tipe: Pendapatan)
• 5 - BEBAN POKOK PENJUALAN (Tipe: Beban)
• 6 - BEBAN OPERASIONAL (Tipe: Beban)

Gambar: Membuat kategori akun

Membuat Sub Kategori Akun

1. Klik menu Master → Sub Kategori Akun
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kategori Akun: Pilih kategori induk (contoh: 1 - ASET)
   • Kode: Kode 2 digit (contoh: 10)
   • Nama: Nama sub kategori (contoh: ASET LANCAR)
4. Klik "Simpan"

Contoh Sub Kategori untuk Aset:

• 1-10 - ASET LANCAR
• 1-20 - ASET TETAP
• 1-30 - ASET LAIN-LAIN

Gambar: Membuat sub kategori akun

Membuat Akun Detail

1. Klik menu Master → Akun
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Sub Kategori Akun: Pilih sub kategori induk (contoh: 1-10 - ASET LANCAR)
   • Kode: Kode 3 digit atau lebih (contoh: 001)
   • Nama: Nama akun detail (contoh: Kas)
   • Nomor Akun Lengkap: Akan terbentuk otomatis (contoh: 1-10001)
4. Klik "Simpan"

Contoh Akun untuk Aset Lancar:

• 1-10001 - Kas
• 1-10002 - Persediaan Barang
• 1-10003 - Piutang Dagang
• 1-10004 - Piutang Karyawan
• 1-10005 - PPN Masukan
• 1-10006 - Bank BCA
• 1-10007 - Bank Mandiri

Gambar: Membuat akun detail

Template COA

Verto dapat dilengkapi dengan template COA standard untuk berbagai jenis usaha. Hubungi support untuk mendapatkan template COA yang sesuai dengan bisnis Anda.

Setelah COA Siap

Setelah COA dibuat, WAJIB kembali ke menu Pengaturan untuk melakukan mapping akun (lihat bagian 2 di atas).

5. Setup Data Master Dasar

Setelah COA dan mapping akun selesai, setup data master operasional.

Membuat Gudang

Gudang adalah lokasi penyimpanan barang. Minimal buat satu gudang.

1. Klik menu Master → Gudang
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: Kode unik gudang (contoh: GD01)
   • Nama: Nama gudang (contoh: Gudang Utama)
   • Alamat: Alamat gudang (opsional)
4. Klik "Simpan"

Gambar: Membuat gudang

Membuat Kategori Barang

Kategori barang membantu mengelompokkan produk.

1. Klik menu Master → Kategori Barang
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: Kode kategori (contoh: ELK)
   • Nama: Nama kategori (contoh: Elektronik)
4. Klik "Simpan"

Contoh Kategori:

• MKN - Makanan
• MNM - Minuman
• ELK - Elektronik
• FSN - Fashion
• ATK - Alat Tulis Kantor

Membuat Sub Kategori Barang

Sub kategori untuk pengelompokan yang lebih detail.

1. Klik menu Master → Sub Kategori Barang
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kategori Barang: Pilih kategori induk
   • Kode: Kode sub kategori (contoh: HP)
   • Nama: Nama sub kategori (contoh: Handphone)
4. Klik "Simpan"

Membuat Brand

Brand untuk mencatat merek produk.

1. Klik menu Master → Brand
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: Kode brand (contoh: SMSG)
   • Nama: Nama brand (contoh: Samsung)
4. Klik "Simpan"

Membuat Satuan Barang

Satuan barang adalah unit of measure (UOM) seperti Pcs, Box, Kg, dll.

1. Klik menu Master → Satuan Barang
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: Kode satuan (contoh: PCS)
   • Nama: Nama satuan (contoh: Pieces)
4. Klik "Simpan"

Satuan Umum:

• PCS - Pieces
• BOX - Box
• CTN - Carton
• KG - Kilogram
• LTR - Liter
• UNIT - Unit
• DZN - Dozen

Membuat Pelanggan Default

Buat minimal satu pelanggan untuk transaksi retail.

1. Klik menu Master → Pelanggan
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: RETAIL
   • Nama: Pelanggan Retail
   • Alamat: (kosong atau isi)
   • Telepon: (opsional)
   • Limit Kredit: 0 (untuk retail tunai)
   • Jangka Waktu Pembayaran: 0 hari
4. Klik "Simpan"

Gambar: Membuat pelanggan

Membuat Supplier

Buat supplier untuk pembelian barang.

1. Klik menu Master → Supplier
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: Kode unik supplier (contoh: SUP001)
   • Nama: Nama supplier (contoh: PT. Supplier Elektronik)
   • Alamat: Alamat lengkap
   • Telepon: Nomor telepon
   • Email: Email supplier
   • Jangka Waktu Pembayaran: Termin pembayaran (contoh: 30 hari)
4. Klik "Simpan"

Membuat Vendor

Vendor untuk mencatat pemberi jasa atau penyedia biaya.

1. Klik menu Master → Vendor
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: Kode vendor (contoh: VEN001)
   • Nama: Nama vendor (contoh: PT. PLN)
   • Alamat: Alamat
   • Telepon: Nomor telepon
4. Klik "Simpan"

6. Setup Pengguna dan Hak Akses

Membuat Jabatan

Jabatan menentukan hak akses menu.

1. Klik menu Master → Jabatan
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: Kode jabatan (contoh: KASIR)
   • Nama: Nama jabatan (contoh: Kasir)
4. Tab Hak Akses:
   • Centang menu yang boleh diakses oleh jabatan ini
   • Format: namaMenu.lihat untuk hak lihat
5. Klik "Simpan"

Contoh Jabatan:

• ADMIN - Administrator (akses penuh)
• KASIR - Kasir (akses penjualan dan bayar piutang)
• GUDANG - Staff Gudang (akses inventory dan mutasi)
• AKUNTAN - Akuntan (akses laporan dan accounting)

Gambar: Setup jabatan dan hak akses

Membuat Karyawan

Karyawan adalah data personal pegawai.

1. Klik menu Master → Karyawan
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Kode: Kode karyawan (contoh: KAR001)
   • Nama: Nama lengkap
   • Alamat: Alamat lengkap
   • Telepon: Nomor telepon
   • Email: Email karyawan
4. Klik "Simpan"

Membuat User Login

User login terhubung dengan karyawan.

1. Klik menu Master → Pengguna
2. Klik tombol "Baru"
3. Isi form:
   • Username: Username untuk login (contoh: kasir01)
   • Password: Password user
   • Konfirmasi Password: Ulangi password
   • Karyawan: Pilih karyawan yang terkait
   • Jabatan: Pilih jabatan (menentukan hak akses)
   • Aktif: Centang jika user aktif
4. Klik "Simpan"

Gambar: Membuat user login

Checklist Konfigurasi Awal

Sebelum mulai transaksi, pastikan semua hal berikut sudah dilakukan:

• Password admin sudah diubah
• Pengaturan sistem sudah diisi lengkap
• Mapping akun sudah benar
• Preferensi sudah diatur
• Chart of Accounts (COA) sudah dibuat
• Minimal ada 1 gudang
• Kategori barang sudah dibuat
• Satuan barang sudah dibuat
• Pelanggan retail sudah dibuat
• Minimal ada 1 supplier (jika ada pembelian)
• User dan jabatan sudah dibuat (jika multi-user)

Langkah Selanjutnya

Setelah konfigurasi awal selesai, Anda siap untuk:

1. Membuat Data Barang - Input produk yang akan dijual (lihat dokumentasi Modul → Master Data)
2. Melakukan Pembelian - Beli barang dari supplier (lihat dokumentasi Modul → Purchasing)
3. Melakukan Penjualan - Mulai bertransaksi! (lihat dokumentasi Modul → Sales)

Backup Database

Setelah konfigurasi awal selesai, lakukan backup database sebagai titik restore jika terjadi kesalahan input data di masa mendatang.

---

Butuh Bantuan? Jika Anda mengalami kesulitan dalam konfigurasi awal, silakan hubungi:

• Email: support@verto-app.id
• WhatsApp: +62 xxx-xxxx-xxxx