Skip to main content

Workflow: Penjualan Harian

Panduan langkah demi langkah untuk menangani penjualan harian dari entry hingga pembayaran.

Overview​

Workflow penjualan harian mencakup:

  1. Entry invoice penjualan
  2. Proses pembayaran
  3. Rekap kasir
  4. Closing harian

Langkah 1: Entry Invoice Penjualan​

Membuat Invoice Baru​

  1. Cari dan buka Jual atau Invoice Penjualan dari main form
  2. Klik Baru (F1)
  3. Isi header invoice:
    • Tanggal: Auto hari ini atau pilih tanggal
    • Customer: Pilih dari lookup atau gunakan "Umum" untuk retail
    • Gudang: Gudang tempat barang keluar
    • Term of Payment: Cash/Credit (jika credit, isi jatuh tempo)

Tambah Item Produk​

  1. Di grid item, tambah produk:
    • Cara 1 - Scan Barcode: Fokus di kolom barcode, scan
    • Cara 2 - Ketik SKU: Ketik kode produk langsung
    • Cara 3 - Lookup: Klik lookup, cari produk
  2. Isi detail item:
    • Qty: Jumlah yang dibeli
    • Satuan: Pilih satuan (jika multi-satuan)
    • Harga: Auto-fill atau edit manual
    • Diskon: % atau Rp per item
  3. Ulangi untuk item berikutnya

Terapkan Diskon & PPN​

  1. Setelah semua item dimasukkan:
    • Diskon Header: Diskon untuk seluruh invoice (% atau Rp)
    • PPN: Centang jika kena PPN 11%
  2. Cek Total Akhir di footer

Invoice Entry Gambar: Form entry invoice penjualan

Langkah 2: Proses Pembayaran​

Untuk Penjualan Cash​

  1. Klik Bayar atau tekan F5
  2. Dialog pembayaran akan muncul
  3. Pilih metode pembayaran:

Single Payment (Tunai):

  • Metode: Tunai/Cash
  • Jumlah: Auto-fill total atau ketik manual
  • Kembalian: Otomatis terhitung

Multi-Payment (Tunai + EDC):

  • Baris 1: Tunai → Rp 500.000
  • Baris 2: EDC BCA → Rp 300.000
  • Total bayar harus >= total invoice
  1. Klik Simpan
  2. Invoice tersimpan dengan status Lunas

Payment Dialog Gambar: Dialog multi-payment

Untuk Penjualan Credit​

  1. Jangan klik Bayar
  2. Langsung klik Simpan (F4)
  3. Invoice tersimpan dengan status Belum Lunas
  4. Piutang customer bertambah

Terima Pembayaran Piutang (nanti):

  1. Cari dan buka Bayar Piutang dari main form
  2. Pilih Customer
  3. Centang invoice yang akan dibayar
  4. Isi jumlah bayar (bisa partial)
  5. Pilih metode pembayaran
  6. Klik Simpan

Langkah 3: Rekap Kasir​

Kapan Melakukan Rekap Kasir​

Rekap kasir dilakukan:

  • Setiap shift berakhir (jika multi-shift)
  • Setiap akhir hari sebelum tutup toko
  • Saat pergantian kasir

Proses Rekap Kasir​

  1. Cari dan buka Rekap Kasir dari main form
  2. Pilih periode:
    • Tanggal Awal: Awal shift/hari
    • Tanggal Akhir: Akhir shift/hari
    • Kasir: Pilih user kasir (opsional)
  3. Klik Proses atau Generate
  4. Sistem menampilkan summary:
    • Total Penjualan: Jumlah transaksi
    • Nilai Penjualan: Total nilai
    • Payment Breakdown:
      • Tunai: Rp xxx
      • EDC BCA: Rp xxx
      • EDC Mandiri: Rp xxx
    • Retur/Cancel: Jika ada
  5. Export ke PDF atau Excel untuk laporan
  6. Print untuk arsip fisik

Rekap Kasir Gambar: Laporan rekap kasir

Verifikasi Kas Fisik​

  1. Hitung kas fisik di laci kasir
  2. Bandingkan dengan Total Tunai di rekap
  3. Jika ada selisih:
    • Catat sebagai Kas Kurang/Lebih
    • Input di jurnal manual jika perlu koreksi

Langkah 4: Closing Harian​

Aktivitas End of Day​

  1. Pastikan Semua Transaksi Tersimpan:

    • Cek tidak ada invoice pending/draft
    • Selesaikan transaksi yang tertunda

  2. Review Penjualan Hari Ini:

    • Buka Laporan Penjualan
    • Filter tanggal hari ini
    • Cek anomali (harga terlalu rendah, qty besar, dll)

  3. Rekonsiliasi EDC:

    • Print settlement report dari mesin EDC
    • Bandingkan dengan total EDC di rekap kasir
    • Pastikan match

  4. Backup Data:

    • Buka menu Maintenance → Backup Database
    • Atau gunakan scheduled backup otomatis

  5. Simpan Kas di Brankas:

    • Setor kas tunai ke brankas
    • Sisakan modal awal untuk besok

Checklist Closing​

  • ✅ Semua invoice tersimpan (tidak ada draft)
  • ✅ Rekap kasir sudah diprint
  • ✅ Kas fisik cocok dengan sistem (atau selisih dicatat)
  • ✅ EDC settlement sudah match
  • ✅ Backup database selesai
  • ✅ Kas disetor ke brankas

Tips & Best Practices​

Entry Penjualan:

  • Gunakan barcode scanner untuk kecepatan
  • Setup shortcut keyboard (F1-F6) agar cepat
  • Latih kasir untuk entry multi-payment

Diskon:

  • Gunakan diskon member/customer group untuk pelanggan tetap
  • Diskon manual butuh approval jika > threshold

Retur:

  • Retur hari yang sama: Input qty negatif di invoice baru
  • Retur hari berbeda: Buat invoice dengan qty negatif, link ke invoice asal

Multi-Shift:

  • Rekap kasir per shift untuk akuntabilitas
  • Serah terima kas antar shift harus tercatat

Piutang:

  • Review piutang yang jatuh tempo setiap hari
  • Follow up customer dengan piutang overdue

Troubleshooting​

Stok Tidak Cukup:

  • Cek stok di gudang lain
  • Transfer dulu jika ada
  • Atau buat Sales Order untuk backorder

Harga Tidak Muncul:

  • Cek master produk → tab Harga
  • Pastikan harga jual sudah diisi
  • Atau harga modal sudah ada (untuk auto-calculate)

Kembalian Tidak Cukup:

  • Koordinasi dengan manager untuk ambil kas kecil
  • Atau minta customer bayar pas

Invoice Salah:

  • Jika belum dibayar: Edit langsung
  • Jika sudah dibayar: Buat invoice baru dengan qty negatif (retur)

Next Steps​